会社設立後の事務代行をサポート

会社設立後に日常的に必要な事務作業は大きく分けて3つあります。

  1. 経理関係事務
    事業を行うために使用したお金や売上金を記録する記帳作業

  2. 人事・労務関係事務
    会社の規則（就業規則）の作成や従業金との労使協定書作成、従業員の労働管理

  3. 給与・税金関係事務
    社会保険料や源泉徴収税を計算して納付する作業


経理関係事務


日々のお金の動きを細かく記録した帳簿は決算書を作成するときに使用します。
年度の終わりに、今年度は会社がいくら儲けを出したのかを事業成績としてまとめます。

売上から経費を引いた金額が会社の儲けになります。
これらをまとめたものが決算書です。

この決算書を税務署に提出して必要な法人税を納める事になります。
決算書を作るには、毎日のお金の動きを複式簿記を使って、会計ソフトに入力します。

中小企業では主に弥生の会計ソフトが使用されていますが、記帳作業は毎日行わなければならないので、会社には経理担当の人が常勤している事が多いです。

規模の小さい会社では経理担当者のいない場合があるので、その場合は記帳事務を外注して帳簿を作成してもらうことになります。

経費や売上金の領収書を外注先にひと月分まとめて送付して、月ごとに試算表を作成して金額に誤りがないか確認します。

実際に会社にある資産と、突き合わせをしながら外注先と協力して金銭管理をしていきます。


経理事務を行う上で重要なのは、このお金の動きは、どの勘定科目にあたるのかをしっかり理解していることです。

例えば、取引先の関係者に接待などを行った場合、その費用は経費になるのかについてです。

このような場合、中小企業の場合は、年間800万円までは交際費として経費計上できます。
営業目的として経営上必要な経費として、この範囲内で認められています。

反対に、経費として認められない、お金の使い道もあります。
事業目的と関連性が薄い支出で、金額が多い場合は税務署に細かく突っ込まれてくる場合があります。

このとき、しっかりとした説明が出来ないと、後で追徴課税を求められる事があります。

また、本来は経費として認められる支出でも金額が多くなると、領収書の添付が義務づけられる場合もあります。

事業に関連する支出でも通常考えれる、金額の範囲内でなければ、経費として認められない場合もあるのです。

このように、会社のお金の使い道は、税務署がどのように解釈するのかがとても重要になってくるので、そのあたりの微妙な考え方をしっかり理解しながら経理事務を行っていくことが重要です。


人事・労務関係事務


会社で従業員を雇用したら就業規則が必要になります。
就業規則は、会社の勤務時間・休日・給与体系・時間外労働などについて、会社と全従業員との労働条件を統一・画一的に書面に表したものです。

このような就業規則を作成する事で効率的に労務管理ができます。

通常1日の労働時間は8時間以内と法律で定められています。

但し、労使協定を締結して、労働基準監督署に届出れば、その協定で定めた時間内であれば法定労働時間を超えて働かせても法律違反ではなくなります。

このように労働者を管理するために、書類を作成して届出ることが必要になってきます。

新たに従業員を雇用する時は労働条件など書面で示して説明する必要もあります。
人事・労務関係事務は従業員に身近にかかわるお仕事なので、ちょっとしたミスがおおきな事故につながる場合もあります。

労働時間内での事故で傷害などがあれば補償の対象になる場合があるので、日頃から細かな対応が重要になってきます。

勤務時間だけでなく、従業員の体調管理なども含めてケアできる体制があると、会社としての評価も上がります。
働きやすい職場を作る事が、これからの会社の売上にも影響してくると思います。


また、近年の働き方改革の影響で、労働法が改正されました。

これまで認められてきた、住宅手当や家族手当など正社員に認められて、非正規労働者に認められていなかった待遇差は違法になる場合があります。

仕事上関連性のない待遇差が違法になる可能性が出てきたので、就業規則を見直すことも必要になってくるかもしれません。

人事・労務関係事務は単純な書類上の対応よりも、管理責任者と労働者との接し方や信頼関係などが重要になってくるので、経験から学ぶことも多いと思います。

最低限の法令基準を確認した上で、どのように労働者と向き合っていったら良いのかを日々模索していくことが1番大切かもしれません。

労働者との向き合い方も、人付き合いの延長として考え、真剣に労働者と向き合って行くことが大切かもしれません。


給与・税金関係事務


通常、従業員の給与から、社会保険料（厚生年金保険料・健康保険料・雇用保険料）と税金（源泉徴収税）が天引きされて支給されます。

これら天引きされる金額は従業員の給与額に一定の率をかけて計算されます。

給与額から標準報酬月額などを決定して、決められた率をかけて計算します。
主にパソコンの給与計算ソフトに給与額を入力して、計算します。

徴収した社会保険料や源泉徴収税は関係する役所に決まった期日までに納付します。
給与支給日の2，3ヶ月後までが納付期限日であることがおおいです。

計算自体はそれほど難しくないですが、ミスなく数字を入力して、正確にそれぞれの保険料額や税額を決定しなければなりませんので、大変責任の大きい仕事です。

うっかり計算ミスして、間違った金額を、給与から天引きしてしまったら大変です。
給与計算業務は定型化された仕事ですが、量が多くなると、時間もかかって大変です。

他にも担当している仕事がある人が、給与計算まで担当すると余計に負担も大きくなると思います。

そこで、人手の少ない中小企業は、これらの給与計算業務はまとめて外注している会社が多いです。

専門に扱っている会社であればミスなく沢山の量をこなすことが出来るので、そのほうが効率的になります。

それほど高いスキルが必要ではないですが、日常的に必ず必要になってくる仕事なので、まとめて外注したほうが、人を雇うよりも人件費の削減になります。



これら3つの事務は、それぞれ専門的な分野なので、管理責任者がしっかりとした知識をもって行わなければなりません。

法律が改正される事もあるので、法令施行時期や法令の標準基準などをその都度、確認する事が重要です。

法令に違反すると担当する各役所から勧告や是正措置がなされる場合があります。
それぞれ、扱う事務の法律改正が頻繁にあるので、担当者は責任をもって対処していかなければ、今後の会社運営に支障が出てくるかもしれません。

会社設立当初や、従業員の少ない会社は、これら専門的な事務を少ない人数で担当しているかもしれません。

しかし、働き方改革が課題となっている現在の社会状況では、社内の少数の人にだけ任せていては大変かもしれません。

これら専門的な事務作業を部分的でも外注できれば、従業員の負担は減るかもしれません。