キントーン（kintone）で顧客情報と従業員情報を一元管理できる

事業を続けていると様々な情報の管理が大変になります。

特に顧客情報と従業員情報の管理が大変だと思います。

どちらも数が多くなるとそれぞれのデータをエクセルやアプリで個別に管理していると知りたい情報が直ぐに見つからなくて探すだけで大変になります。

1つの顧客データを調べるのにたくさんのエクセルを開いてそれぞれ見比べながら作業しなければならなくなり事務作業が繁雑になりがちです。

事務員の負担は増す一方になりミスや見落としが発生しやすくなります。

そのような悩みを解決する方法の1つがキントーン（kintone）で一元管理する事です。

キントーン（kintone）はサイボウズ株式会社が提供する業務アプリ作成プラットフォームです。簡単に言うと、プログラミングの知識がなくても、自分たちの業務に合ったアプリ（業務システム）を作れるツールです。

1つの顧客の色々なデータを結びつけて容易に知りたい情報にアクセス出来ます。
また自分達が見やすいようにカスタマイズ出来るので使いやすく工夫する事も出来ます。

追加で保存しておきたい情報があれば項目を追加して手軽に付け足す事も出来ます。

市販の専用アプリだと自社にとって追加したい情報があった場合、オプション購入が必要だったりカスタマイズを業者にお願いする必要があります。

キントーンは業務に変化があればその都度、自分達で変えていけるので使い勝手がよいと言えます。

使い勝手がよいキントーンですが、使いこなせるようになるには時間がかかります。
まったく知識のない状況から社内だけで導入を進める事は大変です。

事務代行ではキントーン導入支援を行っているので導入を検討している場合、お願いしてみましょう。

キントーンの特徴

キントーンの主な特徴を簡単にまとめると下記になります。

  • ノーコード／ローコード：ドラッグ＆ドロップで簡単に画面や機能を作れる

  • 業務の見える化：データの登録・検索・集計・グラフ化が簡単

  • コミュニケーション機能：コメント機能でチーム内の情報共有がスムーズ

  • クラウド型：インターネットがあればどこでも使える

  • 多用途：顧客管理、案件管理、日報、勤怠管理など、さまざまな業務に対応

長期間、保存して常にアップデートしていかなければならない顧客情報や従業員情報を管理するには適したツールだと言えます。

特に自社用にカスタマイズしたソフトを発注するのが難しい中小企業には是非導入して頂きたいと思います。

例えると、HP作成を業者に丸投げしてるのと自社でワードプレスなどで作成するような違いといえます。

業者に丸投げしているとHPを修正したり追加でページを作りたい時、業者にお願いして追加料金がかかります。

しかし自社で作成している場合、簡単に修正や追加ができます。

HPは1回作って終わりでなく少しずつページ数を増やして育てていく必要があります。
段々ページ数が増えてコンテンツが充実してくると検索サイトに評価されて上位に表示されやすくなります。

同じように業務アプリも事業を続けていると追加したい機能が増えてくると思います。
市販のアプリだとその都度、業者にお願いして追加料金がかかるか、若しくは全く別のアプリを新しく購入する必要があります。

別のアプリを購入すると連携が難しい場合があり業務が繁雑になりがちです。

また一つの会社、1人の従業員の重要な情報を長期間保管して常に対応していかなければならない場合、一元管理できると事務作業の負担は大分減ります。

書類が多くなりがちな事務作業をする場合、キントーンでカスタマイズすると記載したい情報だけの書類をPDF形式で保存できます。

請求書や見積書、契約書など文面の一部分だけ異なる書類を作成する際は効率的に作業出来ます。

「エクセル＋メール＋紙でバラバラにやっていた業務」を、ひとつの画面にまとめて、みんなで使いやすくするクラウドサービスといえます。